Bu yazımızda ‘’Dijital dönüşüm’’ denince hemen her KOBİ’nin aşina olduğu bir kavram olan E-Belge nedir? Nerelerde kullanılır? Avantajları nelerdir? Gibi soruların cevaplarını sizlerle paylaşacağım. E-Belge denince aklınıza tek bir belge gelmesin. Çünkü E-Belge birçok dijital dönüşüm hizmetini kapsayan, oldukça geniş bir kavram. E-Belge, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümünü ifade eder. E-Belge fiziksel kağıt yerine dijital ortamda oluşturulur, paylaşılır ve saklanır.

E-Belgeler fiziksel olarak saklanmaz, dijital ortamda arşivlenebilir. E-Belgelerin dijital ortamda arşivlenmesi hızlı ve kolay erişimi de mümkün kılar.

E-Belge Nerede Kullanılır?

E-Belge, farklı sektörlerde birçok amaçla kullanılabilir.  Elektronik belgelerin özellikleri, belgenin türü ve kullanım amacına göre değişkenlik gösterebilir. Mesela E-Fatura ticari işlemlerde yoğun bir şekilde kullanılır. E-İrsaliyenin ise lojistik sektöründe sıklıkla kullanıldığını gözlemleyebilirsiniz.

E-Belge Türleri Nelerdir?

E-Belge türleri kullanım amaçlarına göre farklılık gösterir. E-Belge türlerini kullanım amaçlarına göre sıralayacak olursak:

·      E-Fatura: Kağıt ortamdaki faturanın elektronik ortamda düzenlenmiş halidir.

·      E-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest meslek makbuzunun dijital ortamda düzenlenmiş halidir.

·      E-Arşiv Fatura: Elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketlere dijital ortamda iletilen fatura türüdür.

·      E-İrsaliye: Kağıt irsaliyenin elektronik ortamda hazırlanan versiyonudur.

·      E-Müstahsil Makbuzu: Kağıt müstahsil makbuz ile aynı nitelikleri taşıyan, GİB tarafından dijital ortamda oluşturulmasını kapsayan uygulamadır.

·      E-Defter: Vergi Usul Kanunu gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin standartlara uygun bir şekilde elektronik ortamda hazırlanmasıdır.

·      E-Gider Pusulası: Kağıt ortamdaki gider pusulasının elektronik halidir.

·      E-Bilet ve E-Adisyon da e-belge türleri arasındadır.

E-Belge Kullanımının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

Diğer tüm dijital dönüşüm çözümleri gibi E-Belge kullanımının da sağladığı pek çok avantaj vardır. E-Belge kullanımı ile tüm işlemlerinizi elektronik ortamda gerçekleştirebilirsiniz. Bu da geleneksel süreçle karşılaştırıldığında zaman tasarrufu sağlar. E-Belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesiyle birlikte basım, gönderim ve arşivleme süreçleri de ortadan kalkmış olur. Üstelik E-Belgeler, fiziksel arşivlemeye ihtiyaç duyulmaksızın dijital ortamda kolayca arşivlenebilir. Kolay ve pratik kullanımı ile iş gücünüzdeki verimliliğin gözle görülür bir artış yaşadığına şahit olabilirsiniz. Tüm bunların yanında, E-Belge kullanımı  ile muhasebe süreçlerinizi hızlandırarak Hızlı ve pratik üretilen elektronik belgeler sonucu finansal işlemlerinizi de rahatlıkla yönetebilirsiniz. E-Belge kullanımı hızlı ve pratik olduğu kadar doğa dostudur. Tüm süreçleri dijital ortama taşıyarak kağıt kullanımını sıfırlar, yeşili korur.

E-Belge Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler:

E-Belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara ve mevzuata uygun bir şekilde hazırlanmalıdır. Bu standartlara Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesinden ulaşabilirsiniz.